Đo lường mức chi phí tiết giảm trong chuỗi cung ứng

Dù chuỗi cung ứng đã trở thành một môn khoa học hoàn chỉnh, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề bất cập liên quan: tại sao các doanh nghiệp ở các quốc gia có nền kinh tế phát triển lại dễ dàng xây dựng & vận hành chuỗi cung ứng một cách đồng bộ.

Trong khi tại các quốc gia đang phát triển (LDCs) rất khó hình thành chuỗi cung ứng, chưa kể hình thành rồi thì lại dễ tổn thương (vunerability), hoặc hình thành nhưng hiệu quả hoạt động không như kỳ vọng.

Một nghịch lý: xây dựng và duy trì chuỗi cung ứng là một nỗ lực tốn kém, nhưng khi đã thành công, cũng là lúc rất nhiều nhà quản trị chuỗi cung ứng (CSO – Chief of Supply Chain Officer) trở nên “vụng về” trong tính toán các khoản mục tiết giảm chi phí cung ứng, và chuyển đổi các khoản mục tiết giảm này thành lợi nhuận và của cải.

Để tìm kiếm câu trả lời cho vấn đề: “Làm thế nào để sử dụng tốt các khoản mục tiết giảm chi phí cung ứng?” giáo sư Michiel R. Leenders
– giám đốc chịu trách nhiệm đo lường chỉ số nhà quản lý mua bán Ivey, hiện đang giảng dạy tại trường kinh doanh Richard Ivey tại London, cùng cộng sự của ông là P.Fraser Johnson đã công bố trên tạp chí Sloan Management Review của MIT số Winter 2010, kết quả nghiên cứu như sau:

… phóng đại / hạ thấp kết quả tiết giảm chi phí trong chuỗi cung ứng đều dẫn đến sự vận hành không hiệu quả của chuỗi cung ứng. Đánh giá và đo lường chính xác mức chi phí tiết giảm được trong chuỗi cung ứng là một việc không hề dễ dàng. Tuy nhiên, nếu vượt qua được thử thách này, nếu học được cách đánh giá chính xác các chi phí tiết giảm thì doanh nghiệp sẽ gia tăng lợi nhuận và thêm tính cạnh tranh…
Tại sao lại có kết quả như trên? Cơ chế hoạt động nào của chuỗi cung ứng dẫn đến kết quả đó?

Cả hai hành vi phóng đại và hạ thấp mức tiết giảm cung ứng sẽ dẫn đến sự phản ánh sai hiện thực vận hành chuỗi cung ứng, hậu quả là tập trung thái quá vào các ý tưởng giúp tiết kiệm chi phí trong chuỗi cung ứng có mức sinh lợi thấp, làm trệch hướng nguồn lực doanh nghiệp và cuối cùng là khen thưởng cho người lao động vì hành vi sai lệch. Nghiêm trọng hơn, chi phí cung ứng tiết kiệm được khiến nhà quản lý đánh gía không đúng mức độ đóng góp chiến lược từ phía những nhà cung ứng, làm giảm lòng tin, giảm sự hợp tác, và chuỗi cung ứng có nguy cơ phá sản.

Vây, làm sao để đo lường chính xác mức tiết kiệm chi phí trong toàn chuỗi cung ứng và đâu là những thách thức gặp phải khi báo cáo?

1. Các hệ thống chuỗi cung ứng không có hạng mục kế toán các khoản chi phí tiết kiệm trong toàn chuỗi

Hệ thống kế toán tại các chuỗi cung ứng hầu hết không tham gia vào kiểm toán các hạng mục tiết kiệm chi phí cung ứng, mà thường xem đó như hệ thống chi phí thông thường. Hơn nữa, nếu có bộ phận chuyên trách về kiếm soát chi phí trong chuỗi cung ứng, thì cũng thường chỉ kiểm soát mức mức tiết kiệm chi phí tối thiểu thay vì theo đuổi mức tiết kiệm tối đa. Việc đặt ra mục tiêu tiết kiệm chi phí cung ứng tối đa dễ dẫn đến hành vi thoái thác từ các mắt xích cung ứng nhằm duy trì mức sử dụng nhân lực hiện tại.

Khả năng đạt được mức tiết kiệm chi phí cung ứng cao thường diễn ra ở giai đoạn xác định mức cung ứng cần thiết và giai đoạn thiết kế. Áp dụng triệt để khả năng hợp tác và tích hợp đa chức năng (cross-function) trong nội bộ tổ chức cũng tạo ra những cơ hội tiết kiệm chi phí cung ứng thông qua phát hiện sự bất cập (Muri, Mura, Muda: 3M) giữa các mục tiêu chiến lược và mục tiêu vận hành, hoặc phát hiện
sự bất cập giữa các tiêu chí thị trường trong ngắn hạn và dài hạn mà tổ chức gặp phải.

Áp dụng linh hoạt các nguyên tắc cải tiến ECRS (E: loại bỏ, C: thay đổi vị trí tuần tự, R: tái sắp xếp, S: đơn giản hóa) cho các công đoạn, cho các vật liệu & dịch vụ thay thế là cơ sở phát sinh các khoản mục tiết giảm chi phí cung ứng. Tuy nhiên, việc theo đuổi tối đa hóa chi phí tiết kiệm cung ứng cần những bộ phận bên ngoài dòng cung ứng có cái nhìn khách quan. Đồng thời cũng phải so sánh mức lợi nhuận thu được từ tiết kiệm cung ứng với chi phí theo dõi và các rủi ro có liên quan. Đặc biệt nếu nỗ lực tiết kiệm chỉ đặt ra riêng cho từng giai đoạn hoặc một vài bộ phận trong doanh nghiệp thì nỗ lực đó ít mang tính dài hạn và liên tục, làm mất đi ý nghĩa cộng tác và phối hợp trong chuỗi cung ứng.

Đối sách cho vấn đề kể trên là loại bỏ nỗ lực riêng lẻ của hoạt động cung ứng. Do vậy, cần đặt ra tiêu chí tiết kiệm chung trên chi phí tổng thể thay vì tiết kiệm riêng cho từng hoạt động cung ứng. Cách đặt chỉ tiêu tiết giảm chi phí tổng thể sẽ tạo được sự tham gia của nhiều bộ phận chức năng trong chuỗi cung ứng. Điều này mới thật sự là cần thiết (theo kinh nghiệm của hai nhà nghiên cứu, thay đổi này sẽ giúp tăng mức tiết kiệm chi phí từ 8% đến 15% hàng năm)

2. Sự thay đổi trong thị trường, công nghệ và số lượng đặt hàng

Sự thay đổi của thị trường là nhân tố chính đòi hỏi phải có sự thay đổi liên tục trong các biện pháp đo lường, bởi vì thị trường thay đổi nhiều chiều dẫn đến các diễn biến mua bán khác nhau. Do vậy, khó có thể so sánh khoản mục tiết giảm chi phí cung ứng giữa các năm. Ví dụ giá dầu thô thay đổi làm giá các sản phẩm nhựa và chi phí vận tải thay đổi theo.

Sự thay đổi công nghệ cho phép lựa chọn nhiều thiết kế sản phẩm và dịch vụ tốt hơn, rẻ hơn, thời gian giao hàng nhanh hơn và nhiều lợi ích khác. Ví dụ một cụm sản phẩm điện tử cùng chất lượng và chức năng, giá cung ứng năm nay là 32 USD trong khi năm trước là 70 USD, liệu có thể xem đó là mức chi phí cung ứng tiết kiệm được?

Ở rất nhiều công ty, việc thay đổi số lượng đặt hàng là điều thông thường. Thực tế, một trong các chiến lược cung ứng nhằm giảm chi phí là tiêu chuẩn hóa các yêu cầu/ thiết kế thông dụng. Thỏa thuận mua theo lô lớn từ một nguồn hoặc một nhóm các nhà cung ứng được lựa chọn sẽ là cơ sở cho các nhà quản lý cung ứng đàm phán giảm giá. Ví dụ một công ty dịch vụ tài chính lớn của châu Âu đã giảm được khoảng 30% chi phí mỗi năm bằng cách hợp tác & tập trung vào phần mềm & phần cứng IT.

Rõ ràng với sự thay đổi thị trường, công nghệ, số lượng đặt hàng sẽ làm cho công tác đánh giá và báo cáo mức chi phí cung ứng tiết giảm được trở nên khó khăn khi so sánh mức tiết giảm này giữa các năm.