Logistics thu hồi (reverse logistics) bạn đã sẵn sàng chưa?

Các công ty – dù quy mô lớn hay bé đều phải đối mặt với rất nhiều những vấn đề mới phát sinh như Logistics toàn cầu (Global Logistics), sự xuất hiện đa dạng của các loại hình cung cấp dịch vụ Logistics (3PLs, 4PLs, 5PLs), Logistics thương mại điện tử (E-Logistics), đối tác Logistics (Logistics Partnerships) và Logistics thu hồi (Reverse Logistics).

Tôi thực hiện bài viết này trên quan điểm đưa ra những nhận thức về Reverse Logistics, tầm quan trọng, các hoạt động và chiến lược phát triển của Reverse Logistics trong chuỗi cung ứng. Có một vấn đề cần làm rõ ngay từ đầu khi thực hiện bài viết này là dịch thuật ngữ “Reverse Logistics” như thế nào.

Trong nhiều bài viết tôi đã tham khảo, có bài diễn giải thuật ngữ này là “Logistics thu hồi”, hoặc “Logistics ngược”. Đứng trên quan điểm cá nhân, tôi vẫn muốn để nguyên thuật ngữ này là “Reverse Logistics” cũng như các thuật ngữ “Logistics” hay “Forward Logistics”.

Tại sao cần phải có Logistics thu hồi

(Reverse Logistics)

Ngày nay, thu hồi hàng hóa là một vấn đề hiển nhiên của các nhà sản xuất, các trung gian phân phối độc quyền, bán buôn, bán lẻ truyền thống và bán lẻ trực tuyến cũng như các nhà cung cấp dịch vụ Logistics. Logistics thu hồi sẽ là một cách để giảm được chi phí, tăng doanh thu và nâng cao dịch vụ khách hàng, từ đó giúp công ty giành được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Để có thể thực hiện được mục tiêu này cần phải có những thước đo để đo lường những mảng hoạt động khác nhau của chức năng Logistics thu hồi. Những phương pháp đo lường đóng một vai trò quan trọng đối với cả Logistics và Logistics thu hồi (tuy nhiên, thước đo chung thì ít phổ biến hơn trong Logistics thu hồi).

Ví dụ như việc thu hồi sản phẩm sẽ làm giảm giá trị tài sản lưu động (những khoản phải thu giảm, giá trị hàng tồn kho sẽ thấp hơn đối với những hàng hóa được thu hồi), giảm tài sản cố định (khấu hao tài sản sẽ tăng lên), những khoản phải trả trong ngắn hạn tăng lên (liên quan đến việc sửa chữa và gia cố lại), doanh thu bán hàng giảm và chi phí bán hàng sẽ tăng lên.

Để nâng tầm quan trọng của Logistics trong chuỗi cung ứng, nhiều bài báo đã dẫn chứng hàng loạt những đóng góp của Logistics, điều này làm cho Logistics thu hồi không được đánh giá cao về mức độ quan trọng trong chuỗi. Đồng ý chất lượng sản phẩm, giá cả cạnh tranh, chu kỳ vòng đời sản phẩm hợp lý, việc giao hàng đúng kế hoạch và tỷ lệ hàng hư hỏng thấp rất quan trọng và sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng hơn nữa trong tương lai.

Những tiêu chí Logistics này đã trở thành những tiêu chuẩn chung cho hầu hết các công ty và là những yêu cầu cơ bản của khách hàng. Khi hầu như công ty nào cũng đạt được những tiêu chí trên thì những yếu tố khác sẽ tạo ra sự khác biệt, ảnh hưởng đến quyết định mua của khách hàng. Một trong các yếu tố ngày càng trở nên quan trọng đó chính là Logistics thu hồi (Reverse Logistics). Khá nhiều công ty đã đưa ra các giải pháp liên quan đến Logistics thu hồi, tuy nhiên không nhiều trong số này đưa ra được các giải pháp tối ưu.

Với nhiều lý do như chi phí, sự hài lòng của khách hàng và doanh thu – Logistics thu hồi đang trở thành một phần quan trọng trong chiến lược chuỗi cung ứng hiện tại và tương lai. Nhiều công ty đã bắt đầu tìm hiểu Logistics thu hồi và đặt ra những tiêu chuẩn ngành trong hoạt động này. Nhiều công ty trên thế giới thậm chí đã nhận được chứng nhận ISO về quy trình Logistics thu hồi của họ. Những nhà cung cấp dịch vụ Logistics bên thứ ba (3PLs) chuyên về mảng Logistics thu hồi đã dự đoán được sự gia tăng về nhu cầu của dịch vụ này trong tương lai.

Một số số liệu thống kê dưới đây sẽ phản ánh phần nào tầm quan trọng của Logistics thu hồi:

• Chi phí Logistics thu hồi chiếm từ 0,5% đến 1% trong tổng thu nhập quốc nội (GDP) của Mỹ. Tổng thu nhập quốc nội của Mỹ năm 2008 là 14,29 nghìn tỷ đô la Mỹ.

• Doanh thu bán lẻ hàng hóa trên mạng của Mỹ năm 2008 đạt 147,6 tỷ đô la Mỹ và dự đoán trong năm 2009 đạt 165,9 tỷ đô la Mỹ. Trong khi đó, tỷ lệ thu hồi hàng hóa bán lẻ trên mạng chiếm 6,3% thay đổi tùy loại sản phẩm và tùy thời gian trong năm.

• 95% người tiêu dùng thích trả lại sản phẩm được mua trên mạng tại một địa điểm cụ thể hơn; 43% thường sử dụng lựa chọn này nếu có thể; 37% người mua hàng trên mạng và 54% những người lướt web ngại mua hàng trên mạng bởi vì việc trả lại và đổi hàng rất khó khăn.

• Chi phí thực hiện việc thu hồi hàng hóa có thể cao từ 2 đến 3 lần so với việc xuất khẩu hàng đi nước ngoài.

Có thể thấy rằng Logistics thu hồi là một bộ phận quan trọng không thể tách rời trong hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, bởi vì các chi phí và quy mô dịch vụ liên quan đến quy trình này trong chuỗi. Vậy cụ thể thế nào là Logistics thu hồi và các hoạt động của nó là gì?

Logistics thu hồi là gì?

Theo hiệp hội quản lý Logistics, Logistics là một bộ phận của dây chuyền cung ứng, tiến hành lập ra kế hoạch, thực hiện và kiểm soát công việc chu chuyển và lưu kho hàng hóa, cùng các dịch vụ và thông tin có liên quan từ địa điểm xuất phát (0) đến nơi tiêu dùng (D) một cách hiệu quả nhằm đáp ứng những yêu cầu của khách hàng.

Logistics thu hồi bao gồm toàn bộ những hoạt động đã được đề cập ở trên, tuy nhiên chúng vận hành theo chu trình ngược. Do đó, Logistics thu hồi là quy trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát một cách hiệu quả dòng hàng hóa cùng các dịch vụ và thông tin có liên quan từ điểm tiêu dùng (D) trở về nơi xuất phát (0) nhằm mục đích thu hồi các giá trị còn lại của hàng hóa hoặc thải hồi một cách hợp lý.

Như vậy, Logistics thu hồi là một thuật ngữ được sử dụng để đề cập đến chức năng của Logistics trong việc thu hồi lại hàng hóa, tái chế, thay thế và tái sử dụng lại các nguyên vật liệu, làm mới, sửa chữa, thay thế thiết bị hoặc phục hồi sản phẩm bởi các lý do không kiểm soát được như hỏng hóc, tồn kho mùa vụ, thay thế hàng, do lỗi bảo hành hoặc tỷ lệ tồn kho quá cao.

Mô hình chu chuyển của các hoạt động trên trong Logistics thu hồi được minh họa trong hình 1 dưới đây:

Bản chất và tầm quan trọng của Logistics thu hồi có sự khác nhau ở mỗi ngành và ở các vị trí trong kênh phân phối, cũng như thay đổi phụ thuộc vào sự lựa chọn kênh của doanh nghiệp. Thông thường, phần lớn các doanh nghiệp có giá trị sản phẩm lớn hay tỷ lệ thu hồi cao sẽ đầu tư nhiều hơn cho việc nâng cao quy trình thu hồi sản phẩm. Ngành sản xuất phụ tùng cho ô tô là một ví dụ điển hình. Thị trường sản xuất lại các phụ tùng ô tô ở Mỹ được dự đoán có giá trị khoảng 36 tỷ đôla. Cụ thể, cứ 90% đến 95% các động cơ và các máy phát điện dùng để thay thế đều được tái sản xuất từ các thiết bị thu hồi hoặc bỏ đi.

Tỷ lệ thu hồi phụ thuộc vào từng ngành cũng như phụ thuộc vào quy trình Logistics thu hồi, có thể chia thành hai loại chính: một là dòng thu hồi dựa trên nguồn gốc sản phẩm và dòng thu hồi dựa trên bao bì đóng gói. Đối với dòng thu hồi là các sản phẩm thì tỷ lệ cao thường xuất phát từ việc khách hàng trả lại sản phẩm. Tính chung thì tỷ lệ khách hàng trả lại sản phẩm ước chừng 6% trong toàn bộ chuỗi. Ví dụ về tỷ lệ thu hồi lại sản phẩm trong một số ngành ở Mỹ được thể hiện trong bảng 2 dưới đây:

Bảng 2: Ví dụ về phần trăm thu hồi sản phẩm

 

Các hoạt động Logistics thu hồi

Các hoạt động Logistics thu hồi điển hình là những quy trình mà một công ty sử dụng để thu lại các sản phẩm đã sử dụng, bị hư hỏng, không đáp ứng nhu cầu, quá hạn sử dụng cũng như các bao bì và vật liệu vận chuyển từ người sử dụng cuối cùng hoặc từ người phân phối trung gian. Khi sản phẩm đã được trả lại, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn để đưa ra quyết định thu hồi. Một số các hoạt động trong quyết định thu hồi được thể hiện trong bảng 3 dưới đây:

Khi một sản phẩm được trả lại cho các nhà phân phối hoặc doanh nghiệp, thường có nhiều lựa chọn cho quyết định xử lý sản phẩm đó. Nếu một sản phẩm được hoàn trả lại với hiện trạng vẫn còn đầy đủ, doanh nghiệp thường chọn phương án “gửi trả lại nhà cung cấp tại điểm xuất phát (0)”. Nếu như sản phẩm chưa được sử dụng, doanh nghiệp cũng có thể bán lại cho khách hàng khác hoặc bán qua các cửa hàng đại lý/bán lẻ truyền thống. Nếu như sản phẩm không đủ tốt để thu hồi theo hai lựa chọn trên thì nó có thể được bán cho các công ty thanh lý đồ, các công ty này sẽ lựa chọn để xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài.

Nếu như sản phẩm không thể bán được với hiện trạng như nó có, doanh nghiệp có thể tăng giá bán bằng cách gia cố lại, tân trang lại hoặc sản xuất lại trước khi bán. Thông thường, một số công ty có thể tự thực hiện các hoạt động này trong nhà máy của mình hoặc bên cung cấp dịch vụ Logistics cũng có thể hỗ trợ đảm nhiệm công việc này.

Nếu như sản phẩm không thể sửa chữa lại bằng bất kỳ cách nào, bởi vì tình trạng sản phẩm rất xấu hay có một số vấn đề về pháp lý hoặc hạn chế về môi trường, doanh nghiệp có thể thải hồi những sản phẩm này với chi phí tối thiểu.

Những nguyên liệu có giá trị có thể được tháo rời ra và thu hồi lại trước khi những phần bỏ đi của sản phẩm được chuyển tới bãi rác phế thải. Phần lớn những bao bì đóng gói của hàng hóa bị trả về nhà máy sẽ được sử dụng lại hoặc gia cố lại để sử dụng nhiều lần trước khi bị thải hồi. Trong quá trình quản lý Logistics thu hồi, để giảm chi phí sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp đều cố gắng sử dụng lại nhiều nhất có thể các nguyên vật liệu của mình.

Nâng tầm chiến lược cho Logistics thu hồi – một sự tất yếu trong cạnh tranh

Trong môi trường cạnh tranh gay gắt ngày nay, Logistics thu hồi được coi như là một vũ khí chiến lược giúp các công ty có được lợi thế cạnh tranh, giữ vững được vị trí của mình và ngày một thành công hơn trên thương trường. Dưới đây là bảng thống kê lý do các công ty thực hiện chiến lược Logistics thu hồi.

Bảng 4: Vai trò chiến lược của Logistics thu hồi trong cạnh tranh

Chúng ta hãy lướt qua một số ví dụ thành công trong việc thực hiện hoạt động Logistics thu hồi để thấy tầm quan trọng của chiến lược này.

• Công ty Egghead của Mỹ có thể xử lý hơn 70% sản phẩm bị trả lại trong vòng 24 tiếng đồng hồ, 95% được xử lý trong vòng 48 tiếng đồng hồ. Egghead tin tưởng rằng việc nâng cao dịch vụ khách hàng và lợi thế về mặt chi phí của các quy trình Logistics thu hồi trong công ty là những lợi thế cạnh tranh cốt lõi giúp họ thành công hơn trong môi trường hiện tại.

• Levi Strauss, kết hợp với nhà cung cấp dịch vụ Logistics Genco, phát triển một quy trình thu hồi hàng hóa mà có thể ước tính được chi phí, các công việc hành chính phát sinh trước khi hàng được trả về, sau đó phối kết hợp một cách tự động trong chu trình đã được chuẩn bị sẵn và xử lý hàng thu hồi về chỉ trong vòng 72 giờ. Với chương trình này, Levi Strauss có thể xử lý một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định một cách đúng đắn với những hàng hóa bị trả lại, giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí, tối ưu được dòng chảy hàng hóa đồng thời thỏa mãn khách hàng một cách tốt nhất. Bất kỳ sự phàn nàn nào của khách hàng về hàng hóa cũng được Levi Strauss quan tâm và xử lý kịp thời.

• Hai nhà cung cấp dịch vụ vận tải và chuyển phát nhanh hàng đầu: FEDEX và UPS cung cấp một chương trình Logistics thu hồi cho các khách hàng sử dụng dịch vụ của mình với sự hỗ trợ của thương mại điện tử, thông qua phương thức dùng mã để trả lại hàng trực tuyến. Cách thức này tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả khách hàng lẫn các công ty dịch vụ vận tải.

• Công ty máy tính Canon đã giảm được chi phí bồi thường cho khách hàng từ 37 triệu đô la Mỹ  xuống còn 15 triệu đô la Mỹ trong vòng 3 năm nhờ việc giảm bớt các lỗi liên quan  đến giao hàng chậm, giao hàng không đúng chủng loại và các lỗi bảo hành khác thông qua việc áp dụng chu trình thu hồi hàng hóa kết hợp giữa Logistics thuận và ngược chiều trong chuỗi cung ứng của họ.

• Nhà xuất bản trường đại học Oxford đã giảm được thời gian xử lý đối với các sản phẩm bị trả lại từ 4 tuần xuống còn 4 ngày thông qua việc áp dụng một chu trình Logistics thu hồi với việc quản lý thông tin, thời gian và xử lý nhanh hơn tại trung tâm phân phối của họ. Đây là một trong những chiến lược giúp cho nhà xuất bản này giảm bớt được chi phí và có nhiều lợi thế hơn.

Những thành công trong việc thực hiện Logistics thu hồi là dẫn chứng cụ thể nhất về tầm nhìn chiến lược của các công ty cho việc ứng dụng quy trình Logistics thu hồi trong chuỗi cung ứng ngày nay. Các nhà sản xuất, các trung gian phân phối, các nhà bán buôn, bán lẻ, đại lý… đều nhận thấy tầm quan trọng của Logistics thu hồi trong việc nâng cao dịch vụ khách hàng, thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của họ từ đó làm cho vòng quay hàng hóa trở nên nhanh hơn, giải phóng được lượng hàng tồn kho, tạo ra những lợi thế về mặt tài chính tốt hơn cho toàn bộ chuỗi cung ứng nói chung và mỗi thành phần trong đó.

Để có thể làm được điều này, trước tiên các công ty phải nhận thức được sự giống và khác nhau giữa Forward Logistics và Reverse Logistics, sau đó diễn giải chúng thành những chiến lược và chương trình trong một chuỗi cung ứng tổng thể để mang lại những lợi thế cạnh tranh bền vững, tạo ra một môi trường thân thiện, cùng có lợi giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Dưới đây tôi sẽ liệt kê một số điểm cần lưu ý tối quan trọng trong quá trình thực hiện Logistics thu hồi trong quản lý chuỗi cung ứng như một giải pháp chiến lược cho các công ty hiện nay. Cũng nói thêm là những lưu ý này không hoàn toàn đúng với tất cả mọi công ty.

• Chiến lược thành công nhất trong Logistics thu hồi đó là sự kết hợp một cách hiệu quả giữa luồng xuôi và ngược trong cùng một quy trình quản lý chuỗi cung ứng. Điều cần nhấn mạnh ở đây là doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng, lợi ích về mặt tài chính thông qua việc phối kết hợp giữa các hoạt động phân phối bên trong và bên ngoài, giữa Logistics xuôi và ngược để tạo ra những lợi ích chung giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Cần chú ý chia sẻ các thiết bị, cơ sở vật chất và con người trong cả hoạt động Logistics xuôi và ngược, điều này sẽ tạo ra lợi thế trong việc giảm chi phí, thời gian và nâng cao dịch vụ khách hàng. Đó chính là điểm mấu chốt để thực hiện một chiến lược Logistics thu hồi thành công.

• Những chương trình Logistics thu hồi chỉ nên được phát triển chủ yếu cho các dòng hàng hóa thu hồi “không thể kiểm soát được” chứ không phải cho tất cả các loại hàng hóa bị trả lại mà có thể chủ động kiểm soát được như giao hàng sai, giao hàng không đúng số lượng, giao hàng quá hạn, giao hàng bị hư hỏng.

Lưu ý này muốn nhấn mạnh rằng, đôi khi các doanh nghiệp thực hiện chương trình cho toàn bộ các chủng loại hàng hóa bị trả về. Điều này sẽ làm giảm động cơ để tạo ra những tiến bộ trong việc giao hàng có chất lượng, thời gian giao hàng chính xác hơn hay giảm bớt những lỗi trong quá trình giao hàng.

• Vòng đời sản phẩm ngắn hơn yêu cầu đầu tư vào một chu trình thu hồi hàng hóa nhanh hơn trong toàn bộ hệ thống hay quy trình xử lý của một công ty hay một chuỗi cung ứng. Ví dụ như, máy tính cá nhân có vòng đời thương mại 26 tuần, chất bán dẫn điện tử có vòng đời thương mại 9 tháng. Điều cần chú ý ở đây là những sản phẩm với vòng đời sản phẩm ngắn thường mất đi giá trị nhanh hơn.

Do đó, bất kỳ sự trì hoãn nào trong quy trình Logistics xuôi và ngược đều giữ hàng hóa trong chu trình phân phối lâu hơn cần thiết, dẫn đến sự giảm đi giá trị sản phẩm, làm cho sản phẩm trượt nhanh hơn đến giai đoạn tiếp theo của vòng đời sản phẩm, khiến giá sẽ có xu hướng giảm xuống và kéo theo lợi nhuận giảm.

• Sản phẩm chất lượng tốt và những chương trình Logistics hiệu quả trong chu trình xuất bán hàng hóa sẽ làm giảm thiểu số lượng hàng hóa bị trả lại không mong muốn trong Logistics thu hồi. Một điều cần ghi nhớ nhất là “Logistics thu hồi tốt nhất là không có sự thu hồi”. Việc thu hồi được hàng hóa cần loại bỏ trước khi chúng bị phát hiện ra sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí không cần thiết để xử lý, lưu kho và thải hồi chúng. Những chương trình Logistics xuôi và ngược hiệu quả nhất là có tỷ lệ phần trăm hàng bị thu hồi thấp trong tổng doanh thu bán hàng.

Như vậy, nhiều công ty hiện nay đã đầu tư nhiều hơn, nghiêm túc hơn vào các chương trình Logistics thu hồi bởi họ nhận thức được rằng khoản chi phí mà họ phải bỏ ra để xử lý hàng hóa bị trả lại không kiểm soát được vượt xa con số mà họ phải bỏ ra đầu tư cho việc quản lý các chương trình Logistics thu hồi một cách bài bản. Nói chung, Logistics thu hồi đã được xem là một năng lực chiến lược, cốt lõi của các công ty; giúp nâng cao khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận và thỏa mãn khách hàng tốt hơn.

Các nội dung liên quan đến Reverse Logistics còn khá nhiều điều cần phải bàn bạc và thảo luận. Bài viết này chỉ là một đóng góp nhỏ của tôi trong quá trình nghiên cứu về Reverse Logistics. Hy vọng rằng với thời gian nghiên cứu nhiều hơn và chuyên sâu hơn, tôi sẽ có thêm những chuyên đề cụ thể hơn về lĩnh vực này. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của độc giả.

Theo Nguyễn Văn Hà – Nghiên cứu sinh,Đại Học  TU Darmstadt, Đức.
Nguồn Vietnam Supply Chain Insight.