- 15/07/2010
- Đăng bởi: SOTRANS
- Danh mục: Thông tin chuyên ngành
Để đấy và quên luôn File and forget it ( File and forget it ) có thể là cách mà rất nhiều nhà quản lý (và cả những ông chủ của họ) làm khi nhận được bản ghi nhớ mới nhất từ những chuyên viên logistics. Một thực trạng rất đáng buồn là, dù thường xuyên thảo luận về tầm quan trọng của chuỗi cung ứng, nhưng nhiều người lại không thật sự quan tâm đến nó trong hành lang quyền lực. Dẫu sao, không phải lúc nào và ở đâu cũng vậy.
Trong những tổ chức “hoạt động hiệu quả nhất” (best practice), rõ ràng chuỗi cung ứng (bao gồm cả quy trình logistics và hệ thống sản xuất) giữ vai trò tối quan trọng, có thể xem như là một tài sản cạnh tranh nòng cốt của doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào bạn khiến đồng nghiệp và các lãnh đạo ghi nhận những đóng góp của mình? Làm thế nào thúc đẩy công tác logistics trở thành tâm điểm chú ý? Nói ngắn gọn, làm thế nào để nâng tầm chuỗi cung ứng?
Thực tế cho thấy, vào những thời điểm kinh tế khó khăn thì dây chuyền cung ứng được đề cao hơn nhiều so với thời kỳ thịnh vượng. Chính vì vậy, tuy rất nhiều thách thức, nhưng thời khó khăn chính là cơ hội để khiến mọi người phải nhìn nhận logistics.
Peggy LaRue, giám đốc giao nhận vận tải quốc tế của hãng thời trang Abercrombie & Fitch (www.abercrombie.com) hiểu rõ tại sao các lãnh đạo “file and forget it”, nhưng không tán thành quan điểm đó. Cô giải thích “Công ty có lợi nhuận càng cao thì lãnh đạo càng ít ghi nhận sự thiết yếu của chuỗi cung ứng. Họ lơ là chuỗi cung ứng vì mắc lo chú ý đến tỷ suất lợi nhuận.” LaRue lấy ví dụ “Chủng loại hàng hóa liên quan khá mật thiết đến giá thành, ví dụ đối với loại hàng hóa như hàng rào thì chi phí vận chuyển là rất lớn. Trong khi hàng thời trang có lãi suất cao hơn nhưng chi phí vận chuyển lại không đáng kể nên các nhà quản lý tập trung khai thác để thu lợi nhuận. Tuy nhiên, khi lợi nhuận sút giảm, các công ty phải tìm cách xoay sở, tiết giảm mọi thứ có thể và họ viện đến chuỗi cung ứng như một phương tiện giúp cắt giảm chi phí hiệu quả.”
LaRue nhận định “Trước tình hình suy thoái hiện nay, tôi tin là các công ty có tầm nhìn chiến lược sẽ coi chuỗi cung ứng như một lợi thế cạnh tranh.” Các nhà quản trị cung ứng có thể thúc đẩy các phòng ban, buộc họ hiểu rằng chuỗi cung ứng giữ vai trò quan trọng và hoạt động của nó có thể ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, khó khăn là dù hiểu phương thức làm việc mới nhưng nhiều lãnh đạo vẫn khó chấp nhận vì họ đã quen tổ chức theo cách của riêng mình.
“Duy nhất bộ phận logistics là liên quan đến tất cả các bộ phận khác như mua sắm, bán hàng, phân phối, tài chính, pháp lý… và có thể kết nối tất cả lại với nhau”, LaRue tiếp tục giải thích. Logistics xâm nhập, đan xen vào nhiều lĩnh vực, người quản lý chuỗi cung ứng cần phải giải thích để các lãnh đạo bộ phận khác hiểu rõ lợi ích khi cùng nhau hợp tác. Thường thì các nhà quản trị cấp cao sẽ bắt đầu với chiến lược cổ điển là tìm cách giảm giá thành vận chuyển và cải tiến quy trình làm việc. “Nhưng logistics có ý nghĩa hơn rất nhiều!”
Những lãnh đạo cấp cao của công ty có truyền thống 107 năm như Abercrombie & Fitch hiểu rõ điều đó. Vài năm trước, công ty này đã mở rộng kinh doanh ra toàn cầu, đến nay đã có 1.100 cửa hàng tại Mỹ, Cananda và 5 cửa hàng tại Anh. Cửa hàng chiến lược lớn nhất sẽ được mở tại
Các nhà quản trị chuỗi cung ứng muốn tạo được hiệu ứng của mình tại các doanh nghiệp thì phải chứng minh được lợi ích của việc thực hiện nghiêm túc những cải tiến chuỗi cung ứng. “Phải cho thấy bạn có thể giúp định vị sản phẩm và áp giá chính xác mà không cần phải chạy đến kho hàng.” Tất nhiên, để làm được điều này cần phải có công cụ hỗ trợ.
Một cách khác giúp “nâng tầm” chuỗi cung ứng là đề xuất thực hiện một dự án cải tiến, bước đầu có thể áp dụng kinh nghiệm của những công ty tương tự, thậm chí thuộc lĩnh vực khác. Tuy nhiên, các dự án cải tiến nối tiếp sau đó phải được xây dựng dựa trên đánh giá “trước” và “sau” mỗi bước thực hiện dự án của chính công ty mình (ghi lại những thành công đã đạt được và xây dựng cơ sở dữ liệu, minh chứng cho các lý luận của bạn sau này).
LaRue giải thích, vấn đề là tranh luận và chứng minh một chuỗi cung ứng, quy trình logistics hiệu quả hay việc đào tạo và ứng dụng công nghệ tốt sẽ giúp cắt giảm chi phí trên mỗi đơn vị tồn kho.
Những nhà cung cấp logistics 3PLs hoặc 4PLs có thể là những đồng minh hỗ trợ. Nhờ giao dịch với nhiều công ty với các chuẩn thực hành khác nhau, họ đã phát triển được những chuẩn thực hành tối ưu giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình cải tiến. Và họ cũng có những chuẩn đo lường để hỗ trợ. Khả năng các chuyên gia vòng ngoài này thuyết phục được những người “luôn nói không” trong công ty để cùng hợp tác cải tiến chuỗi cung ứng là rất cao, bởi họ thường giữ vai trò trung lập.
Thuyết phục công ty chú trọng xây dựng chuỗi cung ứng hiệu quả cũng phải biết lựa chọn phương pháp phù hợp cho từng đối tượng. LaRue khuyên “Bạn phải nắm được “gót Achilles” của họ.” Ví dụ như các giám đốc tài chính (CFO) thì quan tâm nhất đến giá thành, người bán hàng thì bận tâm đến thời gian giao hàng, nhân viên phòng thu mua thì chú trọng đến giá cả và thời gian vận chuyển hàng, mỗi phòng ban có một chuyên môn khác nhau… Vì vậy để đánh đúng vào điểm yếu của đối tượng mình nhắm đến thì “Hãy lựa chọn cách diễn đạt và chuẩn bị kỹ cho bài diễn thuyết của mình”.
Dưới đây là một số gợi ý đáng chú ý khác:
LaRue nhấn mạnh rằng các nhà quản trị nên đọc báo cáo thường niên của công ty: “Bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy có nhiều người không biết mục tiêu của công ty mình là gì”. Cô kể “Ở tuổi 25, tôi sẽ ngồi xuống và viết ra xem làm thế nào để công việc của mình đóng góp vào mục tiêu chung của công ty? Các CEO coi điều gì là quan trọng nhất? Thời gian dịch vụ? Hay là lợi nhuận?” Mỗi công ty sẽ có câu trả lời khác nhau, chúng sẽ là căn cứ để các nhà quản trị logistics xây dựng bài thuyết trình của mình. “Hãy đọc báo cáo thường niên và hiểu rõ mục tiêu của CEO là gì? Công ty đang làm gì để đạt được mục tiêu và làm sao để chuỗi cung ứng góp phần vào đó?”
Đừng chỉ “nghĩ” các luận cứ không thôi mà hãy viết chúng ra! Viết sẽ giúp các ý tưởng gắn kết với nhau và hiện hữu sống động hơn. LaRue khẳng định chính hành động thực tế đó đã giúp cô hoạch định chiến lược và đạt được mục tiêu đề ra.
Chuỗi cung ứng đã phải chịu lép vế một thời gian dài mới đạt được vị thế như ngày nay, vì không phải ai cũng tự nhiên hiểu được chuỗi cung ứng hợp tác với các bộ phận khác hiệu quả như thế nào. Tình thế ngày một thay đổi dần, sự lớn mạnh của chuỗi cung ứng phụ thuộc môi trường và lĩnh vực kinh doanh của chính doanh nghiệp.
LaRue thừa nhận ”Nếu chỉ nói về suy thoái, nó sẽ làm ta chán nản vì hàng ngày bạn đều nghe thấy thông tin sa thải hoặc đóng cửa nhà máy”. Cô đã quyết định không coi đó là một điều tồi tệ mà chính là cơ hội. ”Tình hình kinh tế trao cho ta cơ hội thuyết trình trước ban quản trị, yêu cầu thúc đẩy những việc cần làm ngay có lợi cho công ty”.
“Và lúc này đây, nhà quản trị chuỗi cung ứng hãy thể hiện mình đi!”.
Không chỉ mình LaRue nhìn ra cơ hội trong thời suy thoái. Các chuyên viên nhạy bén trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã nhận định sẽ có nhiều cải cách nảy sinh trong thời kỳ này để tìm ra được phương pháp làm việc đơn giản hơn, tốt hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Rất hay là trong tiếng Trung, từ “khủng hoảng” được ghép bởi 2 từ “nguy hiểm” và “cơ hội”.
Đối với ngành cung ứng, theo LaRue, phải nắm lấy cơ hội để thay đổi phương thức vận tải, thời gian trung chuyển và truyền tải dữ liệu một cách hiệu quả. Là một quản lý logistics ”Bạn luôn phải tìm kiếm mức giá tốt” để giảm chi phí, nhưng bên cạnh đó vẫn có phương án khác đạt được điều này. Ví dụ có thể ra quyết định nhanh hơn để thay đổi phương tiện vận chuyển ít tốn kém hơn không? Thương nhân có chấp nhận hàng chậm một ngày để được giá vận chuyển tốt hơn không? Nếu hàng cập bến cảng khác thì liệu tổng chi phí có giảm không?… Tất cả những câu hỏi này cũng nên đưa ra bàn thảo cụ thể.
Tại Abercrombie & Fitch, bộ phận logistics làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp. “Tất cả như một đội! Tiêu chí của chúng tôivà các nhà cung cấp là hợp tác để cùng phát triển. Họ quan sát và hỗ trợ công việc cho chúng tôi rất chặt chẽ và hiệu quả”. LaRue giải thích.
Một số ngành công nghiệp khác liên minh với các nhà cung cấp tung ra sản phẩm được thiết kế chuyên biệt cho những thị trường đòi hỏi tính đặc trưng ngày càng cao. Thông thường những thiết kế này cũng thâm nhập được vào phân khúc của thị trường Châu Âu. Ví dụ như ngành CNTT đã thiết kế riêng công nghệ web cho điện thoại di động và Blackberries chỉ bởi vì ở một số nước Châu Á máy tính chưa được sử dụng rộng rãi. Tương tự, dịch vụ nhắn tin bằng chữ ở Châu Âu và Bắc Mỹ đã được phát triển thành dịch vụ nhắn tin bằng chữ và video ở Ấn Độ, khắc phục được thói quen không thích nhắn tin nhắn thoại và đáp ứng được nhu cầu sử dụng dịch vụ của những người mù chữ.
Trong ngành cung ứng, hệ thống theo dõi thực hiện đơn hàng đúng thời hạn đã trở nên rất phổ biến ở phương Tây nhưng lại chưa được quan tâm nhiều ở Châu Á. Thiết lập một hệ thống như vậy sẽ giúp các nhà cung cấp có cái nhìn xuyên suốt trong toàn chuỗi cung ứng, nhờ vậy giảm thiểu lỗi ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
LaRue khuyến khích nhà cung cấp các ngành nghề tìm cách nâng cao hiệu suất. Khi tham dự cuộc họp gần đây với một nhà cung cấp quần áo bơi mới trong tinh thần làm việc nhóm, cô đã góp ý “Các bạn đang đóng hàng sai cách. Cần phải lèn chặt hơn nữa”. Sau khi hợp tác tìm ra phương án đóng gói khác, số lượng hàng trên mỗi chuyến tàu tăng lên đồng thời giảm được chi phí trên mỗi đầu sản phẩm.
Công ty Abercrombie & Fitch luôn đề cao sự hợp tác. Trụ sở chính của công ty bố trí văn phòng theo dạng không gian mở. LaRue giải thích thêm “Phòng làm việc không có cửa.” Mặc dù phải sửa chữa đôi chút so với thiết kế ban đầu nhưng cô rất thích. “Cách bài trí văn phòng mở khiến mọi người phải thay đổi cách ứng xử, giao tiếp với nhau cởi mở hơn, nói chuyện thoải mái tự nhiên, không gò bó”.
Ngoài ra, mô hình này tạo điều kiện cho mọi người trao đổi ý tưởng và giải quyết các vấn đề nhanh hơn. Tại vị trí làm việc, LaRue nói cô gần gũi hơn với các giám đốc sản xuất, dễ dàng trao đổi tranh luận tìm ra những phương án cải tiến tiếp theo.
Ngày nay, các phòng thí nghiệm khoa học cũng được thiết kế theo mô hình không gian mở này bởi nó rất hữu ích. Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng, nhờ làm việc gần nhau, các nhà hóa học và sinh học có thể góp ý cho nhau để giải quyết vấn đề khi bế tắc, nhờ vậy đôi khi tìm ra hướng đi mới mẻ cho đề tài.
Càng mở rộng quan hệ và mạng lưới ngoài phạm vi công ty càng tốt. LaRue nhấn mạnh ”Hãy giữ liên lạc với bạn bè. Gặp gỡ và xem họ đang làm gì. Tất cả đều có thể giúp đỡ lẫn nhau”. Cô nói “mục tiêu của tôi là thu thập được càng nhiều thông tin trên nhiều lĩnh vực càng tốt, việc này sẽ rất hữu ích cho cho mỗi cá nhân cũng như tạo thêm nhiều cơ hội thành công”. Ví dụ như lắng nghe và đánh giá xem nhà cung cấp và vận chuyển nào đang hoạt động hiệu quả hay chỉ cầm chừng, nhà cung cấp và vận chuyển nào sử dụng công nghệ mới và thực hành tốt nhất, liên kết mọi thông tin và sử dụng cho các đề án của mình.
Công ty Abercrombie & Fitch hiện đang đồng bộ hóa các dữ liệu chuỗi cung ứng để mọi thành viên có thể truy cập thông tin như nhau. LaRue giải thích “Điều đó cho phép chúng tôi tập trung quản lý, cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng”. Ví dụ nếu biết trước được kế hoạch đóng xà lan sẽ được thực hiện tại một cảng nào đó, hay việc đặt mua nguyên vật liệu sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến thì công ty sẽ có khả năng lập kế hoạch phù hợp hơn. Bằng cách chú ý đến những trường hợp bất thường, công ty có thể tối ưu hóa nguồn nhân lực và như vậy thì chỉ cần 3-4 người cũng có thể theo dõi tốt cộng đồng sử dụng hệ thống thông tin chừng 300-400 người. Giải phóng nguồn lực khỏi những công việc có tính chất lặp lại giúp tập trung vào hoạt động khác tạo thêm giá trị cho chuỗi cung ứng. “Công ty càng lớn càng phải coi trọng điều này”, cô nói thêm.
Giúp doanh nghiệp hiểu rõ ảnh hưởng và tầm quan trọng của chuỗi cung ứng đến các bộ phận khác cũng là chìa khoá để nâng cao vị thế của ngành này. Nói ngắn gọn, bằng các số liệu chứng minh cụ thể trước và sau khi áp dụng các giải pháp chuỗi cung ứng, doanh nghiệp đã giảm chi phí và nâng cao hiệu suất thế nào, ta có thể nâng tầm chuỗi cung ứng.
Cẩm Nhung.
(Tổng hợp từ World Trade Magazine).
Nguồn Vietnam Supply Chain Insight.